Quy trình làm việc với nhà cung cấp đá chuyên nghiệp

Quy trình làm việc với nhà cung cấp đá chuyên nghiệp dành cho tổng thầu trong một dự án lớn, tổng thầu thường phải làm việc cùng rất nhiều đơn vị cung cấp vật liệu, đá, chỉ là một trong một hạng mục trong số đó nhưng lại có đặc điểm khá riêng, màu sắc phải đúng thiết kế, số lượng phải đủ kích thước tấm ảnh hưởng đến cách gia công, còn thời điểm giao hàng phải khớp với tiến độ hoàn thiện thực tế, nếu chỉ gửi một danh sách vật liệu rồi nhắn báo giá giúp anh hai bên rất dễ phải trao đổi lại nhiều lần.

=> Xem thêm: Cung ứng đá nung kết cho tổng thầu: Đảm bảo tiến độ – số lượng – giá tốt

Một quy trình tốt nên giúp tổng thầu trả lời được các câu hỏi:

• Dùng đá gì?
• Giá ra sao?
• Quy cách nào?
• Số lượng bao nhiêu?
• Khi nào có hàng, khi nào giao?
• Nếu thay đổi thì xử lý thế nào?

Khi những thông tin này rõ ràng, nhà cung cấp mới thực sự trở thành một mắt xích trong kế hoạch thi công thay vì chỉ xuất hiện ở thời điểm mua vật liệu

Quy trình làm việc với nhà cung cấp đá

Tổng thầu gửi thông tin dự án

Chưa cần chờ mọi thứ hoàn thiện, ở giai đoạn đầu, tổng thầu chỉ cần cung cấp những thông tin cơ bản như:

• Loại công trình
• Hạng mục dự kiến sử dụng đá
• Màu sắc được chỉ định hoặc kiến trúc sư đang lựa chọn
• Diện tích ước tính
• Kích thước dự kiến
• Thời điểm cần vật liệu

Ví dụ, dự án khách sạn khoảng 180 phòng cần đá màu kem sáng cho Lavabo và một số khu vực phòng tắm. Khối lượng dự kiến khoảng 1200 mét vuông bắt đầu thi công sau ba tháng. Chỉ với những thông tin này, nhà cung cấp có thể kiểm tra sơ bộ xem nhóm sản phẩm nào phù hợp, nguồn hàng hiện tại ra sao và có vấn đề cần lưu ý trước khi thiết kế được chốt.

Chọn vật liệu theo đúng hạng mục sử dụng

Nhà cung cấp chuyên nghiệp không nên chỉ một gửi một catalog thật dài rồi để tổng thầu tự chọn. Trước hết phải biết dùng đá ở đâu, sảnh khách sạn khác lavabo; vách khác thang máy, mặt bàn, khu vực trong nhà khác ngoài trời. Do đó, khi sau khi nhận yêu cầu, nhà cung cấp nên thu hẹp lựa chọn thành một phương án thực tế.

Xem mẫu thực tế trước khi chốt

Ảnh trên màn hình rất hữu ích để tìm kiếm ban đầu, nhưng không nên là cơ sở duy nhất để duyệt vật liệu cho một dự án lớn. Màu sắc khi xem trên điện thoại, máy tính và catalouge có thể khác với cảm nhận khi nhìn vật liệu thực tế. Vì vậy nên đi từ ảnh, tham khảo mẫu vật liệu tấm thực tế nguyên tấm và duyệt mã. Cuối cùng, tổng thầu nên lưu lại chính xác tên sản phẩm, mã bề mặt, độ dày và quy cách đã được duyệt.

Kiểm tra nguồn hàng ngay khi mẫu bắt đầu được duyệt

Ngay khi vật liệu được đưa vào danh sách chọn tổng thầu nên hỏi kho hiện có bao nhiêu, dự án cần bao nhiêu, nếu thiếu thì bổ sung từ nguồn nào, thời gian dự kiến ra sao, có thể đặt theo khối lượng dự án không? Việc này nên thực hiện trước khi kiến trúc sư và chủ đầu tư dành quá nhiều thời gian để chốt một mẫu và nguồn cung không phù hợp.

Đối chiếu quy cách tấm với bản vẽ

Sau khi màu và mẫu tương đối ổn, cần xem kích thước tấm có phù hợp với hạng mục thực tế hay không. Nếu chiều cao vách gần 3m, một quy cách phù hợp có thể giúp giảm đường chia, nhưng nếu vị trí chỉ cần một Module 2.3 mét, sử dụng tấm quá lớn chưa chắc mang lại lợi ích. Trong hệ sản phẩm của INVIP STONE hiện có các quy cách 2400*800, 3200*800, 1200*1800, 3200*1600, 3000*800. Quy cách nên được đối chiếu với bản vẽ trước khi quyết định số lượng.

Từ bản vẽ - BOQ chuyển sang khối lượng thực tế cần mua

BOQ (Bảng khối lượng công việc) là cơ sở rất quan trọng, nhưng chưa phải lúc nào cũng là con số cuối cùng để đặt đá. Giả sử BOQ ghi 1000 mét vuông không có nghĩa tổng thầu chỉ cần đặt đúng 1000 mét vuông, còn phải xem kích thước từng chi tiết, cách chia tấm, lỗ khoét, hướng vân, phần dư, hạng mục lặp lại và lượng dự phòng cần thiết. Đặc biệt, với những chi tiết có số lượng lớn nên lập sơ đồ cắt thử.

Đây là cơ sở tốt để hạn chế hao hụt cho công trình.

=> Xem thêm: Đá nung kết có giúp rút ngắn tiến độ thi công không

Báo giá phải nói rõ đang bao gồm những gì

Đây là bước tổng thầu nên kiểm tra rất kỹ. Hai báo giá cùng ghi một loại đá nhưng phạm vi công việc có thể hoàn toàn khác nhau, một bên chỉ báo vật liệu, bên khác có thể bao gồm thêm vật liệu vận chuyển, một báo giá khác lại bao gồm gia công. Do đó, trước khi so sánh giá cần đưa phương án về cùng phạm vi tối thiểu. Nên xác định rõ giá vật liệu, thuế nếu có vượt chuyển gia công cắt cạnh, khoét lỗ, đóng gói, bốc xếp và nâng hạ để phát sinh thi công nếu thuộc phạm vi báo giá nếu INVIP STONE chỉ cung cấp vật liệu cho dự án, điều đó nên được ghi rõ.

Tổng thầu cần biết mình đang mua đá hay đang mua một gói vật liệu gia công và thi công trọn gói.

Chốt mẫu và giá, chưa đủ phải chốt cả kế hoạch cung ứng

Đây là phần rất quan trọng với dự án lớn. Giả sử tổng nhu cầu cần 3000 mét vuông nhưng công trường chưa cần hoàn toàn bộ ngay. Hai bên có thể thống nhất giao từng đợt, đợt một giao cho sảnh, đợt hai cho các tầng thấp, đợt ba cho các tầng tiếp theo, đợt cuối bổ sung khối lượng còn lại. Kế hoạch này nên đi theo tiến độ công trường. Như vậy tổng thầu không cần tập kết toàn bộ đá cùng lúc, còn nhà cung cấp biết trước nhu cầu để chủ động nguồn hàng. Điều cần tránh là công trường hết đá, gọi nhà cung cấp hỏi hàng còn hàng không. Với dự án hàng nghìn mét vuông, cách làm đó tạo ra quá nhiều rủi ro.

Nếu phải đặt hàng riêng, cần chốt sớm

Không phải yêu cầu nào cũng có thể giải quyết bằng hàng đang có sẵn. Dự án cần một màu cụ thể, hệ phân riêng, quy cách khác hoặc số lượng lớn hơn lượng hàng hiện có, khi đó có thể cần phương án đặt theo dự án INVIP STONE hiện có nguồn hàng cả từ Ấn Độ và Trung Quốc. Vì vậy với những nhu cầu đặc biệt thì chúng tôi sẽ làm việc với các nhà máy.

Đo thực tế trước khi gia công

Có hàng không có nghĩa có thể lập tức cắt ngay đối với những hạng mục cần gia công theo kích thước như lavabo, mặt bàn, quầy cầu thang, vách, thang máy, kích thước thực tế nên được xác nhận khi điều kiện công trường.

Bản vẽ kiến thiết kế và kiến kích thước thực tế có thể có sai lệch nếu cắt hàng loạt trước khi kiểm tra. Một sai số nhỏ có thể lặp lại trên hàng chục hoặc hàng trăm sản phẩm. Đặc biệt với khách sạn hoặc dự án có nhiều hạng mục giống nhau, nên làm và nghiệm thu mẫu đầu tiên trước khi triển khai hàng loạt.

Các điểm cần lưu ý trong quá trình thực hiện gia công, thi công, tiếp nhận

• Khi gia công cần đánh số theo khu vực thi công, dự án càng lớn càng không nên quản lý vật liệu sau khi gia công nên có hệ thống đánh dấu không nhất thiết dự án nào cũng dùng cách này.
• Giao hàng phải đi cùng điều kiện tiếp nhận của công trường. Nhà cung cấp cần chuẩn bị vị trí xe vào khu vực tập kết, thiết bị nâng, nhân sự tiếp cận đường di chuyển vào nơi hoặc khoản đặc biệt, với tấm khổ lớn phải có phương án đưa vào hay lắp đặt.
• Kiểm tra vật liệu khi nhận hàng. Khi tiếp nhận, tổng thầu hoặc đơn vị được giao trách nhiệm nên kiểm tra theo hồ sơ đã thống nhất, ít nhất cần đối chiếu mã sản phẩm, số lượng, quy cách bề mặt, tình trạng vật liệu, mã kiện hoặc khu vực sử dụng nếu đã phân loại nếu phát hiện vấn đề xử lý ngay thời điểm giao nhận.
• Trong quá trình thi công phải có đầu mối xử lý nếu có thay đổi. Dự án thực tế gần như luôn có điều chỉnh. Do đó, nhà cung cấp cần biết yêu cầu thay đổi đã được ai phê duyệt. Nếu mọi trao đổi chỉ nằm rải rác trong nhiều nhóm chat, rất dễ nhầm lẫn giữa yêu cầu tham khảo, yêu cầu báo giá và yêu cầu chính thức đặt hàng. Với dự án lớn, một đầu mối rõ ràng từ mỗi bên giúp giảm đáng kể sai sót.
• Trước khi kết thúc dự án, nên lưu lại hồ sơ vật liệu khi công trình hoàn thành, đừng để bộ toàn bộ thông tin vật liệu biến mất cùng nhóm chat. Dự án nên lưu tối thiểu tên đá mã đá, bề mặt quy cách, độ dày hình ảnh khu vực đã sử dụng nguồn thông tin, nguồn cung vật liệu dự phòng. Nếu vài năm sau chủ đầu tư cần thay đổi ở một số vị trí, những thông tin này giúp việc tìm kiếm nhanh hơn.

Kết luận

Làm việc chuyên nghiệp với nhà cung cấp đá là một công việc giúp tổng thầu giảm đi những việc phải xử lý gấp tại công trường. Một quy trình tốt cần làm rõ bốn vấn đề: đúng vật liệu - đủ số lượng - rõ chi phí - đúng tiến độ. Từ đó mới đi đến quy cách tấm sơ đồ cắt, gia công, giao hàng và xử lý phát sinh.

Với INVIP STONE, làm việc cùng tổng thầu từ giai đoạn có bản vẽ hoặc BOQ giúp cả hai bên có thêm thời gian để kiểm tra hàng, tính quy cách phù hợp và chủ động tìm nguồn cung riêng. Bởi với một dự án lớn, nhà cung cấp còn có thể làm rõ số lượng cần đặt, khi nào có hàng và làm thế nào để vật liệu đến công trường đúng lúc.